接任管理組長後對大廈管理服務及收費方面具體做法

報告人：御東園 楊文華

壹、前言：

             我在蘇荷綠都擔任管理員一年多，對於保全管理方面並沒有特別的心得，完全依

         公司作業程序與管委會的要求來執行勤務，把社區當成自己的家，把住戶當成自家人

         來服務，住戶也對管理人員十分客氣與信任，工作十分勝任愉快。來到御東園大樓住

         戶屬性與管理方式完全與社區不同，多了機電、消防與停車場設施，更接觸到完全陌

         生的管理費收(催)繳作業，更令我手足無措、膽顫心驚，深怕自己能力有限辜負公司

         的信任。

貳、管理服務執行方式：

ㄧ、門禁管理方面：本大樓為單一日班勤務，夜間配合監視系統及刷卡機由住戶自行管

                                       理。值勤時間內對執行門禁管理以過濾大樓陌生進出人員及訪客者

                                       為主，以對講機通知被訪者，經同意見面後，由住戶接送或誘導進

                                       入大樓，避免在各樓層走道內閒逛，危及住戶安全。

二、車輛進出管理：對住戶車輛進出都予以查詢辯證與管制，因無管制柵欄與任何阻絕

                                       設施，遇到強行進入的狀況儘量好言相勸要求駛離，避免外車進入

                                       佔用停車位，引發紛爭。

三、對於信件分發及掛號郵件與包裹登記清楚並於住戶信箱掛牌通知領取，逾二週未領

         取時退回郵件並請郵務士簽名以明責任。對於公共水電、瓦斯費用信函則貼示公告

         通知住戶提早收取郵件，避免延誤繳納費用。

四、巡邏勤務方面：每天早晚對全棟樓層、頂樓實施巡查及開關電燈以瞭解責任區之安

                                       全狀況；每二個小時即對地下室機電、消防設施及監視死角巡查一

                                       次，確保機器、設施使用正常。

五、管理費收費作業方面：

     （一）本大樓每半年收費一次，收費月前10日完成收費名冊校正、收費單繕打、公告

                    作業時間。

（二）收費前，依收費名冊先行核對姓名相同者予以註記，並統計同一屋主戶數，合

             計應繳金額。

（三）依收費名冊上編號查出住戶單據，經當事人確認後，填註收費日期、收費人簽

             名，蓋上章戳，收取款項清點無誤後(注意是否有偽、假鈔)將收據欄交付繳款人

             收執。

（四）將收費名冊註記日期與收費人姓名，銷帳聯取下登註代收管理費明細表，沾粘

             於背面備於稽核。

（五）委員會每隔日下午五時前來收取每日所收款項，經核對單據及清點金額無誤後，

             於管理費明細表中簽章，以明責任。

六、對於緊急事件突發事故之處理：

大樓中常發生抽水泵浦失靈、停電、停水、車輛損毀調監視器等情形，都是以公司

sop標準作業手冊為依據，於最短時間內一一排除，獲得住戶信賴與肯定。

七、其他方面：

 （一）每月5日執行全棟樓緊急照明燈放電作業，以確保電瓶充放電正常，延續使用期

              限。

 （二）每月6日執行發電機簡易保養，並記錄備查。

 （三）每週一、三、五日協助拖奧立桶協助清運垃圾，每日1630時協助傾倒一般垃圾

              上清潔車。

參、管理服務作業心得：

一、本大樓為套房格局，承租戶多於所有權人，住戶流動率高、資料建立不易，舉凡有

         住戶管理上的問題，聯絡不易，因此在人員基本資料建立方面，在到職後立即建立

         聯絡電話與住址，藉清查的手段建立住戶基本資料以方便管理。

   二、代收管理費收繳期限內繳交者九十幾戶，約四十戶是經過積極以口頭、電話、貼催

             繳單或到處打聽等方式得到線索，一件件抽絲剝繭追查出所有權人下落後，費盡口

             舌說明用途後始願繳交管理費，並建立資料作為以後管理運用之依據。

三、本大樓機電方面並無保養合約廠商，平時端賴管理人員藉巡邏時機瞭解機電運作狀

         況，遇狀況時聯絡水電行派員檢修。對於各部分的專業技術與簡單的保養技巧隨時

         詢問，藉以學習簡易機電保養技術，充實個人技能。

肆、結論

          經過四個多月的管理經驗，已建立了各項資料，認識了大多數的住戶也建立了情

     誼，獲得住戶的認同，未來在管理服務方面將更能發揮管理效能，擴大公司聲譽。