社區大樓行政管理工作實務解說

報告人：宋仁得課長

壹、前言

社區大樓行政管理工作是每一位管理人員必須了解的一項環節，配置總幹事的單位雖有管理組長處理較專業的相關行政事宜，一般的三人駐點管理員，因組長共同輪班，組員更需擁有行政管理概念以協助管委會處理相關管理作業。

分公司為提升幹部學養與能力，藉本次幹部講習針對大樓社區行政管理平時容易接觸到的部分予以說明，讓執勤人員能瞭解全般的管理服務項目，為培養進階的管理人才做準備。

貳、行政事務管理服務項目

  一、文書處理

     （一）各項文書格式及傳達作業型態。

          1.公文格式：令、函、書函、公告、開會通知單。(附件一)

          2.傳達作業型態：公告欄、投入信箱、標示物、傳真、掛號郵寄、專人送達。

     （二）協助召開會議：

          1.委員會議：

          （1）回報公司管制：會議日期、地點、出席人員、會議議題重點。

          （2）上次會議決議案執行情形處理結果與回報。(與公司有關項目)

          （3）會議場地整理與佈置。

          （4）出席委員通知與邀請，未出席追蹤原因。

          （5）會議記錄草稿傳達主委修訂、會議記錄公告。

          （6）通過決議案協助處理、管制、結案。

          2.區分所有權人會議：

          （1）回報公司管制：會議日期時間、地點、辦理方式、會議討論議題、提供最

                                                       新區分所有權人名冊。

          （2）上次會議決議案執行情形處理結果與回報。(與公司有關項目)

          （3）會議10天前傳達開會通知單與委託書（或以掛號通知）、公告會議訊息。

          （4）會議當天會議場地整理與佈置、簽到冊、委員投票箱、選票、投票統計表

                        、會議資料、財務報表、程序表。

          （5）會議結束15天內會議記錄草稿傳達主委修訂簽名、會議記錄公告。

          （6）新任主任委員報備、管理費存摺印鑑變更。

          （7）通過決議案協助處理、管制、結案。

     （三）催收管理費

          （1）依管委會要求以電話、面談、催繳通知、公告方式執行催收作業。

          （2）依管委會同意指示以存證信函、聲請支付命令、民事訴訟。

     （四）社區公共收發函信件之公告與存檔。

     （五）每月勤務執勤排表：每月30日前送至公司管制。

     （六）公文書歸檔與管理。

   二、庶務項目

     （一）郵件及包裹登記代收與通報領取。(不含法院傳票及兵役通知)

     （二）管理委員會交辦事項之處理。

     （三）住戶臨時委託事項辦理(以不影響管理人員工作為限)。

     （四）代收、繳各項公共款項。

     （五）住戶有人發生重病、休克、孕婦待產或受意外傷害需急救送醫之聯絡與協助。

     （六）公共設備與設施檢視，並建立廠商資料以供查詢與搶修之聯繫。

     （七）公設照明依管委會之決議關閉或開啟。

  三、財務管理項目

     （一）協助財務委員通知住戶繳交管理費及公告。

     （二）協助財務委員代收管理費與催繳工作。

     （三）協助財委對住戶質疑之管理費解說。

  四、其他

     （一）協助大樓社區維護工程招商與施工：

          1.應獲得管委會之授權，通知二家以上廠商現勘，將施工工法、材料規格、

                 單價、數量、工時價等內容填註清楚，以供管委會審查之參考。

          2.施工期間，應負起門禁、噪音、環境等攸關居住品質的干擾降至最低。

          3.各項工程完工，應請管委會委員親自驗收。

     （二）公共機電設備維護與故障報修：

          1.對於機電設備維護人員應設置簽到冊，註記通知時間與到達時間、故障維

                 修項目、修完離開時間，並將維修三聯單留下備查。

          2.回報管委會狀況處理情形或提供建議意見。

     （三）另用金之保管與使用：另用金為駐點添購日常用品之所需，平時應建立管制

                    冊，對於收入、支出、餘額，應公開組員知悉。

参、結論

在社會上任職應有積極進取之精神，除了本職工作應力求表現完美負責盡職外，對於高一階之職務應能學習充實個人能量，俾利機會來時能勇敢接任職務，勝任各種挑戰，恪盡職責。